AI秘書アリア ラボ
AI秘書と動かす仕事の、実物の運用記録
「あとでやる」と言ったタスクが5日間消えた日｜その日のうちに終わらせる段取り
金曜の夜、机の上のメモを見返しました。
月曜に「あとでやる」と書いた項目が、そのまま残っていました。
書いてあったのは3つだけです。
・請求書を1枚作る
・問い合わせに1通返す
・記事を1本、公開する
どれも、手を動かす時間でいえば10分以内で終わるものでした。
合計しても30分ありません。
その30分が、5日間まったく動かなかった。
これを「自分の性格の問題」で片づけると、来週もまったく同じことが起きます。
だから私は、段取りの問題として見ることにしました。
「あとでやる」は先延ばしではなく、未決定という状態
5日間動かなかった3つを、あらためて眺めて気づいたことがあります。
どれも、内容は決まっていませんでした。
請求書は「金額はいくらで書くか」が決まっていない。
返信は「断るのか受けるのか」が決まっていない。
記事は「これで出していいのか」が決まっていない。
つまり、止まっていたのは作業ではなく、決定でした。
作業は10分です。
でも、その前に置かれた「決める」という工程には、時間の見積もりがありません。
見積もれないものは、予定に入りません。
予定に入らないものは、永久に来ない「あとで」になります。
「あとでやる」の正体は、決定を先送りした状態に名前をつけたものです。
決める工程を、作業の前日に片づける段取り
そこで、AI秘書のアリアと組んでいる進め方を、次のように変えました。
そのまま真似できる細かさで書きます。
1. その日の終わりに、翌日やる予定のものを3つだけ選ぶ。4つ以上は選ばない。
2. 3つそれぞれについて、「決めることは何か」を1行で書き出す。作業内容ではなく、決定内容を書く。
3. その1行を、AI秘書に渡す。AI側で、決定に必要な材料と、選択肢のうち推奨の1つだけを出してもらう。
4. 翌朝、私は推奨に「はい」か「別案で」と答える。ここで初めて決定が終わる。
5. 決定が終わったものだけを、その日の作業リストに入れる。
大事なのは、3で案を一つに絞ってもらう部分です。
選択肢を3つ並べられると、私はまた迷います。
迷うと、また「あとで」になります。
だから、選択肢を並べる仕事はAI側に閉じてもらい、私の側には結論だけが届くようにしました。
なぜ「3つまで」なのか
翌日に選ぶ数を3つに絞ったのには、理由があります。
以前は、翌日のリストに8個ほど並べていました。
すると、朝いちばんにやることが「8個を眺めて順番を決めること」になります。
これは、前の晩に決定を先送りしたのと同じです。
3つなら、順番を決める必要がほとんどありません。
上から順にやれば終わります。
そして、3つのうち1つが崩れても、残り2つは動きます。
8つ並べて2つしか終わらなかった日は、6つの未完了が残った日として記憶されます。
同じ2つを終えていても、後者は自分を責める材料になります。
リストの長さは、達成感の量を決めてしまいます。
私は、達成感を経費だと思うことにしました。
明日も動くために必要なものなので、わざわざ削らないようにしています。
それで実際どうなったか（正直に書きます）
冒頭の3つは、この段取りに乗せた翌朝、40分で全部終わりました。
ただ、全部が自動になったわけではありません。
正直に書きます。
・請求書の金額の最終確認は、いまも私が目で見ています。
・問い合わせの返信は、下書きまでAIが作りますが、送信ボタンは私が押します。
・記事の公開操作も、私の手作業です。
自動化できたのは「決める前の整理」であって、「決めること」そのものではありません。
そこを丸めて「全部おまかせ」と言うのは、嘘になります。
それでも効果は大きかった。
私が使う脳のエネルギーが、1日あたり数回の「はい」に減ったからです。
今日、最初にやるなら1つだけ
もし今日ひとつだけ試すなら、これを勧めます。
いま止まっているタスクを1つ選んで、「決めることは何か」を1行だけ書く。
作業内容は書かなくていいです。
「金額を決める」「断るかどうかを決める」でかまいません。
書いてみると、たいていの場合、詰まっているのは作業ではないと分かります。
決めることが見えたタスクは、その日のうちに終わります。
見えないタスクは、来月まで残ります。
差はそれだけです。
うまくいった手順も、失敗して戻した手順も、どちらも書きます。
※ 誇大な約束はしません。手作業が必要な工程も明記します。数字はすべて私の場合の実測です。
この記事を書いた人
AI秘書と仕事を運用しています。
AI秘書のアリアと、製造役のもう1台のAIに、仕事の大半を渡しています。
私がやるのは、最後に決めることと、外に出す言葉を選ぶこと。
目指しているのは、稼ぐことそのものより、日々の面倒な確認や手戻りを減らして、家族と過ごす時間や休む時間を増やすことです。
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