個人で5つの事業を同時に回すための分業設計｜自分は「発注」と「出荷」だけやる
去年の冬、私は自分の手元にある案件を紙に書き出しました。
数えたら、性質のまったく違う仕事が5つありました。
それぞれ、締め切りも、相手も、必要な頭の使い方も違います。
朝は文章を書く仕事、昼は制作の確認、夜は別の仕事。
その合間に、請求書と問い合わせが挟まります。
このとき問題だったのは、時間ではありませんでした。
5つの事業を行き来するたびに、頭の中を入れ替えるコストが発生していたことです。
1つの仕事から別の仕事に移ると、思い出すのに10分かかる。
1日に6回移ると、それだけで1時間が消えます。
分けるべきなのは「時間」ではなく「工程」だった
最初は、時間で分けようとしました。
月曜はA、火曜はB、という形です。
これは失敗しました。
相手のいる仕事は、こちらの曜日を待ってくれません。
そこで、分け方を変えました。
事業ごとに分けるのをやめ、工程ごとに分けることにしました。
どの事業にも、だいたい同じ3つの工程があります。
1. 決める工程（何を作るか、どう出すか）
2. 作る工程（手を動かす）
3. 出す工程（確認して、外に出す）
このうち、頭の切り替えが重いのは1と3です。
2は、決まってさえいれば作業になります。
だから、2をまとめて外に出しました。
実際の役割分担
いまの形はこうです。
私がやること
・何を作るかを決める（発注）
・外に出す直前の確認と、公開の操作（出荷）
AI秘書がやること
・発注の内容を、作業できる形の指示に落とす
・進み具合を追いかけ、止まっているものを知らせる
・出す直前の資料をそろえる
製造役のAIがやること
・決まった指示にもとづいて作る
仕事の進みを0から100で表すなら、私は最初の0から10（何を作るか決める）と、最後の90から100（確認して外へ出す）を担当します。間の10から90はAIへ渡しています。
基準は一つです。
外に出るもの、取り消せないもの、人に見せてはいけないものは、必ず自分の手元に残す。
それ以外は渡します。
渡すときにいちばん難しかったこと
渡す作業を選ぶより、難しいことがありました。
渡したあと、こちらが口を出さないことです。
作りかけを見ると、直したくなります。
直し始めると、結局こちらの手が入ります。
そうすると、渡した意味がなくなります。
対策として、見るタイミングを決めました。
・作りかけは見ない
・見るのは、決めた区切りの報告だけ
・直す指示は、その場では出さず、次の発注に反映する
これを決めてから、口出しが減りました。
もう1つ、渡す前にやるべきことがありました。
その事業のことを何も知らない相手でも動けるように、前提を1枚にまとめることです。
相手が誰か、何を避けたいか、過去に断ったことは何か。
これが書かれていないと、毎回こちらに質問が返ってきます。
質問に答える回数が多いと、渡していないのと同じになります。
私が1枚に入れているのは、この4つです。
・この仕事のゴールは何か（1行）
・やってはいけないことは何か
・前回どこでつまずいたか
・迷ったときに誰にも聞かず止まっていい、という許可
4つ目を書いていない時期は、判断できない場所でも何かしら埋められて返ってきました。
止まっていいと書いておくほうが、結果的に手戻りが減ります。
事業ごとに窓口を1本にする
もうひとつ効いたのは、事業ごとに「見る場所」を1か所に決めたことです。
以前は、案件ごとに情報の置き場所がばらばらでした。
連絡はメール、素材はフォルダ、進み具合は頭の中。
これを、事業ごとに1つの記録ファイルにまとめました。
記録は3行です。
・いまどうなっているか
・次の1手は何か
・誰の返事を待っているか
経緯や手順は書きません。
そこに書くと長くなって、読まなくなるからです。
朝、この3行を5つぶん見れば、全体が分かる状態にしました。
崩れたときにどうしているか
きれいに回っている前提で書くと嘘になるので、崩れ方も書きます。
5つのうち1つに大きな締め切りが来ると、残りの4つは確実に止まります。
これは、いまも解決していません。
やっているのは、止めることを先に決めておくことです。
「今週はこの1つを優先する。残り4つは進捗ゼロでよい」と、はじめに書いておく。
これを書いておかないと、進まなかった4つを見て、自分が失敗したように感じます。
実際には、優先しただけです。
同時に回すというのは、全部を毎日進めることではありません。
止めるものを決められる状態を、同時に回すと呼んでいます。
ひとりで複数の仕事を持っている人向けに、こういう設計の話をこのブログに書きためています。
うまくいっていない部分も、そのまま残す方針です。
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この記事を書いた人
AI秘書と仕事を運用しています。
AI秘書のアリアと、製造役のもう1台のAIに、作る工程を渡しています。
決める工程と、外に出す工程は、いまも自分の手元に置いています。