設定を7つ捨てたら、朝の30分が戻ってきた｜判断を減らすための引き算
朝、パソコンを開いてから最初の作業に入るまで、30分かかっていた時期があります。
何をしていたか、記録を取ってみました。
・通知の一覧を眺める
・タスク管理アプリを開いて、今日の並びを直す
・カレンダーの色分けを見て、順番を考える
・メモアプリの下書きを開いて、続きを読む
・天気とニュースを見る
作業らしいことは、ひとつもしていません。
全部、「今日はどれからやるか」を決めるための行動でした。
しかも、その30分の最後に決まったことは、たいてい前日と同じでした。
便利にしたつもりの設定が、毎朝の質問になっていた
原因を探して分かったのは、私が過去に自分で増やした設定でした。
タスクに優先度を5段階でつけられるようにした。
プロジェクトごとにタグを分けられるようにした。
通知の種類を細かく選べるようにした。
どれも、便利にするつもりで作ったものです。
でも、選べるということは、毎回選ばされるということでした。
設定を1つ増やすたびに、自分への質問が1つ増えます。
私の朝の30分は、その質問に答える時間でした。
削除した7つの設定
引き算をしました。
捨てたものを、そのまま並べます。
1. タスクの優先度5段階 → 「今日やる」「今日やらない」の2択だけにした
2. プロジェクトごとの色分け → 全部同じ色にした
3. アプリの通知の細かい出し分け → 仕事に関する通知は1日3回まとめて受け取る形にした
4. 毎朝のニュースチェック → やめた。必要な話は必ず誰かから連絡が来ると割り切った
5. タスク管理アプリの並べ替え → 手で並べるのをやめ、上から3つだけ見る形にした
6. メモの保存先の使い分け → 保存先を1か所に統一した
7. 「後で読む」に入れる習慣 → やめた。読むか、閉じるかのどちらかにした
捨てる順番は、こう決めました。
「その設定は、過去1か月で1回でも結果を変えたか」で判定する。
優先度を5段階でつけていても、実際に着手する順番は変わっていませんでした。
色分けを見て予定を変えたことも、ありませんでした。
結果を変えていない設定は、判断コストだけを取っていく設定です。
捨てるときに怖かったこと
正直に書くと、捨てるのは怖かったです。
とくに1番の優先度です。
5段階をやめて2択にしたら、大事なものが埋もれるのではないか。
そう思って、何年も5段階を維持していました。
実際に2択にして分かったのは、埋もれる原因は段階の数ではなかったということです。
埋もれていたのは、優先度をつけたあと放置していたものでした。
段階を細かくしても、放置は防げません。
「今日やる」に入れたものが今日中に終わらなければ、翌朝また同じ2択にかけ直す。
これだけで、埋もれる量はむしろ減りました。
7番の「後で読む」も同じでした。
ためた記事を読み返したことは、ほとんどありません。
読まないものを保存する作業に、毎日数分使っていたことになります。
使っていない安心のために、毎日の時間を払っていないか。
これは、設定を捨てるかどうかの判断でいちばん効いた問いでした。
3番の通知については、まとめ受信に変えるまでの手順と、切るのが怖かった理由を「通知を1日3回にまとめたら仕事が進んだ｜1日が細切れになる本当の理由」に分けて書いています。
捨てた設定の代わりに置いたのは「決めておいた答え」
設定を消すと、選べなくなります。
選べなくなって困る場面が出てくるので、そこには先に答えを置きました。
私が使っている言い方は、こうです。
設定を消すのではなく、設定の答えを1つに固定して隠す。
具体的には、こう置き換えました。
・保存先を選ぶ → 迷ったら1か所に入れる、と決めておく
・通知の種類を選ぶ → 仕事の連絡は全部同じ扱い、と決めておく
・タグをつける → つけない。探すときは検索する、と決めておく
答えを決めてしまえば、その場で考える必要がなくなります。
そのうえで、AI秘書のアリアには「決めた答えから外れるものだけ知らせて」と頼んでいます。
いつもどおりのものは、報告も来ません。
私の目に入るのは、決めた答えでは処理できなかったものだけです。
これで、朝に設定を確認する時間は5分前後になり、最初の仕事へ早く移れるようになりました。
ここで手放したのは「毎回考えること」であって、「決める権利」ではありません。
答えを決めたのは私ですし、答えを変えるのも私です。
その区別をあいまいにすると、自分の事業が自分のものでなくなります。
ただし、決めた答えが合わなくなる日もあります。
そのときは、その場で例外を認めるのではなく、答えのほうを1行書き換えます。
例外を積み上げると、消したはずの設定が戻ってきてしまうからです。
増やす前に、必ず自分に聞くこと
いまは、新しい設定を足したくなったときに、これを聞くようにしています。
「これは、私が決めることを増やすのか、減らすのか」
減らすなら足す。
増やすなら足さない。
便利さは、たいてい選択肢の数として現れます。
そして選択肢の数は、そのまま疲れの量になります。
道具を減らすのではなく、決める回数を減らす。
朝の時間は、そうやって設定確認だけで埋まらなくなりました。
戻した設定もあるので、その理由も記録します。
※ 誇大な約束はしません。数字はすべて私の場合の実測です。
この記事を書いた人
AI秘書と仕事を運用しています。
AI秘書のアリアと、製造役のもう1台のAIに、仕事の大半を渡しています。
増やすより減らすほうを、いつも先に試すようにしています。