定期実行は4本だけ持つ｜朝・昼・夜・週次の中身
自動で動いていたものを、7本まとめて止めた日があります。
止めた理由は、壊れていたからではありません。
むしろ、よく動いていました。動きすぎていました。
30秒ごとに状態を書き出すもの。
指示を拾いにいくもの。
日報をまとめるもの。
その日報を点検するもの。
点検で出た問題を直そうとするもの。
一つひとつは、私が「あったら便利だ」と思って足したものです。
足したときは、たしかに便利でした。
止めた日、たまっていたエラーの記録は17メガバイトを超えていました。
誰も読んでいない文章が、17メガバイト。
私はそれを、一度も開いていませんでした。
今、私が持っている定期実行は4本です。
朝、昼、夜、週に1回。それだけです。
このほかに月初だけ動く請求確認がありますが、日々・週ごとの通知とは分け、この記事の4本には数えていません。
今日はその4本の中身と、なぜ4本で止めたかを書きます。
増やすと、どれも読まれなくなる
自動化を増やすときの気持ちは、だいたい同じです。
「これも自動で見といてほしい」
「ついでにこれも知らせてほしい」
一件ずつは正しい判断です。
問題は、足したぶんだけ通知が増えることです。
通知が1日3件のうちは、全部読みます。
7件になると、開く前に中身を推測するようになります。
15件になると、見出しだけ見て閉じます。
そうなった時点で、その自動化は動いていないのと同じです。
処理は走っている。電気も使っている。でも、私の判断は一つも変わっていない。
自動化の成果は「走った回数」ではありません。
それを読んで、私の行動が変わった回数です。
この数え方に変えたら、本数を増やす理由がなくなりました。
私が1日に読んで動ける回数は、そんなに多くないからです。
4本の中身
今の4本は、こうなっています。
持っている定期実行は4本
① 朝 ── 今日やることを1つに絞って出す
② 昼 ── 止まっているものを拾って、次の一手を下書きまで作る
③ 夜 ── 今日終わったものを閉じる
④ 週次 ── 先週の積み残しと、来週の締切
4本とも役割が違います。「同じ情報を時間差で3回送る」ものは1本もありません。
ここが大事なところで、時間帯で分けているのではなく、仕事の段階で分けています。
出す・進める・閉じる・一覧にする。この4つです。
同じ未完の案件でも、朝に届く文と夜に届く文は違います。
朝は「まずやること」、昼は「進み具合」、夜は「もう手放していいか」。
同じ文面を3回送るのは禁止にしました。3回目には読まなくなるからです。
朝は、今日の1件
朝の便に入れているのは、この順番です。
・体調の数字を1行（睡眠の記録から）
・今日の予定
・返事が要るメールと、その返信の下書き
・追いかけている未完のもの
肝は最後の一行ではなく、絞り込みの条件のほうです。
体調の数字が低い日は、最優先の1件を出します。
リストを短くするのではなく、1件にします。
理由は単純で、消耗している日に5件のリストを見せても、私は1件も着手しないからです。
むしろ「5件もある」という事実だけが残って、その日ごと諦めます。
1件だけなら、やるかやらないかの判断で済みます。
選ぶ作業が消えるぶん、着手までが速くなりました。
ここは今も調整中です。「低い日」の線をどこに引くかは、私は何度か動かしています。
昼は、止まっているものを拾う
昼の便は、朝と役割が違います。
朝は「出す」、昼は「拾う」です。
午前中に届いた要返信のメールと、朝の時点から一歩も動いていないものを拾い上げます。
そして、ここが一番効いている部分なのですが、拾うだけで終わらせません。
次の一手を下書きまで作らせています。
「この件、返事が止まっています」だけの通知は、私にとってはただの催促です。
催促は、罪悪感を増やすだけで、着手には結びつきませんでした。
下書きが一緒に来ると話が変わります。
やることが「書く」から「読んで直して送る」に変わるからです。
最後の送信は今も私が押しています。外に出るものは、私が読んでから出します。
そこは変えるつもりがありません。
昼の時刻は、最初は正午でした。
週に2日、午前中の予定が12時半まで入る曜日があって、その日は届いた瞬間に埋もれていました。
なので13時に動かしました。それだけで、読まれる率が変わりました。
夜は、閉じる
夜の便は、増やす便ではありません。減らす便です。
その日に終わったものを閉じて、終わっていないものだけを翌日に残します。
届くのは携帯への通知1つだけにしています。夜に長い文章は読めません。
閉じる作業を自動化の側に持ってきたのは、私が「終わったことを終わったと記録しないまま次に行く」人間だからです。
記録を閉じないと、タスクの記録の上ではずっと未完のままです。
未完が積み上がったタスクの記録は、翌朝そのまま私の負債感になります。
実際には終わっているのに、です。
もう一つ、夜の便には条件を入れています。
2日続けて動いていないものは、催促をやめる。
代わりに、次の一歩をもっと小さく書き換える。
2日動かないものは、やる気の問題ではなく、たいてい一歩が大きすぎます。
「請求書を送る」で止まっているなら、「金額欄を埋める」まで割ります。
そこまで割ると、翌日には動いていることが多いです。
週次は、先週の残りと来週の締切
週に1本、月曜の朝に動きます。
中身は3つです。
先週の積み残し、今週の予定と締切、それと月に一度の確認（請求まわり、契約の更新日、使っていない定額サービス）。
日次の4本では、この視点は出てきません。日次は目の前しか見ないからです。
締切が「来週」のうちは、日次の便には出てきません。
出てくるのは前日か当日です。それでは間に合わないものがあります。
週次があると、月曜の時点で「今週なにが締まるか」がわかります。
私の場合、これで慌てる回数が減りました。
「問題がなければ黙る」を条件に入れる
4本すべてに入れているルールがあります。
異常がないときは、何も送らない。
黙らせない設計 ── 異常がなくても毎回「異常なし」が届く
黙らせる設計 ── 異常のときだけ届く。届いたら、それは異常
下の設計だと、通知が来たこと自体が情報になります。上の設計では何の情報にもなりません。
たとえば体調の数字は、悪くない日は1行も出しません。
睡眠が足りていない日だけ、警告として出します。
昼の便も同じで、拾うものがない日は通知を送りません。
タスクの記録には記録が残りますが、私の携帯は鳴りません。
これを入れる前は、毎日「異常なし」が届いていました。
2週間もすると、その通知を開かずに消すようになります。
そうなると何が起きるか。
異常があった日の通知も、同じ動作で消すようになります。
見た目が同じだからです。開かずに消す手が、先に動く。
「異常なしも一応送ってほしい」という気持ちはわかります。私もそう思っていました。
でも、届いたものを読まなくなる設計は、届かない設計より危ないと思っています。
届いていないなら気づきますが、読まずに消しているうちは気づきません。
大事なものだけ、届け先を増やす
黙らせる話と逆のことも書きます。
私は1つの通知を、確実に取りこぼします。
携帯に1回鳴っただけのものは、その場で手が離せなければ、そのまま忘れます。
思い出すのは、たいてい手遅れになってからです。
なので、重要度で届け先を段階に分けています。
・ふだんのもの ── 携帯への通知だけ
・期限、支払い、契約、お金が動くもの ── チャットと、自分宛のメールと、通知の3つ
3つに増やすのは、後者だけです。
全部を3チャネルにしたら、それは本数を増やしたのと同じで、また読まれなくなります。
そのうえで、完了が確認できるまで追いかけます。
ただし同じ案件の再通知は、朝・昼・夜でそれぞれ1日1回まで。
そして毎回、切り口を変えます。
取りこぼす前提で組む、というのが要点です。
「気をつける」で解決しようとするのをやめました。何度やっても解決しなかったからです。
最初の1週間は、時刻と黙る条件を直し続ける
ここは正直に書きます。
4本を作った初日から、うまく回ったわけではありません。
最初の1週間は、毎日どこかを直していました。
直したのは、だいたいこの2つです。
・出す時刻 ── 昼を正午から13時へ。夜を22時から21時半へ（就寝の動線の30分前）
・黙る条件 ── どの状態なら送らないか
夜の30分は、小さいようで大きい差でした。
22時に届くと、その日はもう頭が働きません。読んで、閉じずに寝ます。
21時半なら、まだ閉じる気力が残っています。
もう一つ、想定していなかった壊れ方がありました。
機械が寝ていた時間帯の分が、起きた瞬間にまとめて届くという現象です。
私には、水曜の朝9時に、朝の便と、前夜の締めの便と、月曜の週次が同時に届きました。
水曜の朝に「先週の振り返り」が来ても、意味を持ちません。
対処として、4本すべてに時間の窓を持たせました。
朝は早朝から午前まで、昼は正午すぎから夕方前まで、夜は夜間、週次は月曜の午前まで。
窓の外で起動したときは、何も送らずに、記録に1行だけ残して終わります。
遅れて届く通知は、届かない通知より邪魔だからです。
この「窓」の考え方は、あとから足したものの中でいちばん効きました。
それでも落ちる日はある
隠さずに書いておきます。
機械が眠っている時間帯に窓が過ぎれば、その日の便は飛びます。
携帯への通知は、接続が生きているときだけ届きます。切れていれば届きません。
なので、朝の便だけはファイルへの書き出しを毎回やらせることにしました。
通知が届かなくても、メールの下書きが作れなくても、その日の分の記録は残る。
後から「その日、何が起きていたか」を確かめられる場所を1か所確保しておく。
それが今のところ、いちばん確実な形です。
つまり、この4本は放っておいて回り続けるものではありません。
月に一度くらいは、飛んだ日がないかを見に行きます。そこは手作業です。
増やしたくなったときに見る基準
新しく1本足したくなったとき、私は同じことを自分に聞きます。
・これは、既存の4本のどれかに入れられないか
・これが届いたとき、私の行動は変わるか
・異常がないとき、これは黙るか
3つ目で引っかかるものは、たいてい足しません。
黙れないものを足すと、他の4本の価値まで下げるからです。
自動化は、走っている本数ではなく、読める本数で決まります。
私が1日に読んで動けるのは、朝と昼と夜の3回。だから3本と、週に1本。
この上限は、人によって違います。
でも、上限があること自体は共通しています。まずそれを一度、数えてみるところからだと思います。
今日、ひとつだけやるなら
いま自分に届いている自動通知を1つ選んで、「異常がないときは送らない」に変えてください。
どれを選ぶか迷ったら、直近1週間で一度も開かなかったものにしてください。
それは、あなたにとって既に情報ではなくなっています。
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この記事を書いた人
AI秘書と仕事を運用しています。
AI秘書のアリアと、製造役のもう1台のAIに、仕事の大半を渡しています。
私がやるのは、最後に決めることと、外に出す言葉を選ぶことです。
目指しているのは、稼ぐことそのものより、日々の面倒な確認や手戻りを減らして、家族と過ごす時間や休む時間を増やすことです。