通知を1日3回にまとめたら仕事が進んだ｜1日が細切れになる本当の理由

ある日、まとまった作業時間を3時間取りました。

終わってから、実際に何をしていたか書き出してみました。

・作業：25分
・通知を見る：数十秒
・作業：15分
・別の通知を見る：数分（返信した）
・作業：10分
・また通知

作業時間が細切れになっていたことは当時の記録で確認できますが、正確な合計時間は確認できません。ここでは合計を断定しません。

通知を見ていた時間そのものは、全部足しても20分もありません。

消えていたのは、通知に使った時間ではなく、そのあと元の作業に戻るまでの時間でした。

通知が奪うのは時間ではなく「戻る手間」

作業を中断すると、次に再開するとき、こういうことをやり直します。

・どこまでやったかを思い出す
・何を考えていたかを思い出す
・次の一手を決め直す

私の場合、これに5分から10分かかります。

つまり、10秒の通知1回で、10分が消えることがあります。

1日に10回中断されれば、それだけで1時間以上。
しかも、消えるのは細切れの時間なので、記録には残りません。

「今日は忙しかったのに何も進まなかった」原因は、たいていこれです。

通知を1日3回にまとめた手順

私がやったことを説明します。

1. 通知を3種類に分ける。
・すぐ知りたいもの（電話、緊急の連絡）
・その日のうちに知ればいいもの（メール、問い合わせ）
・知らなくてもいいもの（宣伝、更新のお知らせ）
2. 3番目を全部切る。 アプリごとに切るのが面倒なら、まとめて通知をオフにして、必要になったら戻します。
3. 2番目を、1日3回のまとめ受信にする。 私は朝、昼過ぎ、夜の3回にしました。
4. 1番目だけ、いつでも鳴るようにする。 ここを残しておくと、切ることへの不安が減ります。
5. 相手にひとこと伝える。 「返信はまとめて確認しています」と先に言っておくと、待たせる心配が消えます。

いちばん抵抗があったのは3です。

すぐ返さないと失礼ではないか、と思っていました。

実際には、返信が数時間遅れて問題になったことは、ほとんどありませんでした。
本当に急ぐ用件は、電話が来ます。

自分で自分を中断していないか

外からの通知を切ったあとに、もうひとつ気づいたことがあります。

中断の何割かは、自分で作っていました。

作業中に、こういうことをしていました。

・ふと思いついて、関係ない検索をする
・進み具合が気になって、数字を見に行く
・送ったメッセージの返事を確認しに行く

外から鳴っていなくても、自分で見に行けば同じです。

これには、紙を1枚置く方法が効きました。

作業中に思いついたことは、その場で調べず、紙に1行書いて、あとで見る。

書いた時点で、頭から降ります。
あとで見返すと、半分は調べる必要のないことでした。

中断の原因を外だけに探すと、半分しか減りません。

AI秘書に通知を一度受けてもらう

いまは、通知を私が直接受けない形にしています。

流れはこうです。

1. 届いた連絡を、AI秘書のアリアが先に読む。
2. 分類して、対応が要るものだけを1日3回にまとめて知らせてもらう。
3. 知らせは、件数と種類だけ。中身は詳しい場所を別に見る形にする。
4. 返信が要るものは、下書きまで用意してもらう。私は選んで送るだけにする。

3を守っているのは、通知の中身が目に入った時点で、頭が動き始めるからです。

「対応が要る連絡が2件」とだけ知らせてもらえば、作業の区切りまで待てます。

なお、送信は私がやっています。
外に出る言葉は、自分で確認して出すと決めているからです。

1週間で戻した設定もある

うまくいった話だけ書くと嘘になるので、戻したものも書きます。

最初は、まとめ受信を1日2回にしていました。

朝と夜の2回です。

これは1週間で戻しました。

昼に届いた「今日中に返事がほしい」という連絡に、夜まで気づけなかったからです。

回数を減らすほど良い、という話ではありませんでした。

自分の仕事で、返事が遅れて実害が出る時間の幅を数えて、それより短い間隔にする。
私の場合、それが3回でした。

切ることが怖い人へ

通知を切るのが怖い理由は、たいてい「見落としたら困る」です。

その不安には、通知を残すのではなく、別の方法で答えるほうが効きます。

・決まった時刻に必ず確認する予定を入れる
・見落とすと困る相手を、事前に数人だけ決めておく
・その数人からの連絡だけ、いつでも鳴るようにする

不安の中身を1つずつ潰していけば、残りは切れます。

1日を守るというのは、時間を空けることではありません。

中断されない区切りを、1つでも作ることです。

こういう「1日の守り方」の記録を、このブログに書きためています。

うまくいかなかったやり方も、そのまま残しています。

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この記事を書いた人

AI秘書と仕事を運用しています。

AI秘書のアリアに、連絡の一次受けと下書きを渡しています。
送信と公開は、いまも自分の手でやっています。

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