記録を残さなかったせいで、同じ作業を2回やり直した話

ある投稿サイトに、予約投稿の設定をしました。

画面の作りが分かりにくく、正しい手順にたどり着くまで40分かかりました。

うまくいったので、そのまま次の作業に移りました。
記録は残していません。

3か月後、同じサイトでまた予約投稿が必要になりました。

覚えていたのは「どこかに分かりにくいボタンがあった」ということだけです。

また40分かかりました。

さらに数か月後、同じことをもう一度やりました。
3回目です。

3回、合計2時間を同じ調べ物に使ったことになります（うち2回はやり直しです）。

記録がないと損をする、4つの場面

自分の記録を見返して、損が出ていた場面を整理しました。

1. 一度うまくいった手順を、もう一度探すとき

上の例です。
「前もできた」という記憶だけがあって、やり方が消えています。

2. うまくいかなかった方法を、もう一度試すとき

こちらのほうが損が大きいです。

失敗した方法は、時間がたつと「まだ試していない有望な案」に見えます。
私は、同じ行き止まりに2回入ったことがあります。

3. 人やAIに渡すとき

頭の中にしかない手順は、口で説明するしかありません。

説明にかかる時間が、自分でやる時間を超えます。
そうなると、頼むより自分でやったほうが速い、という結論に毎回戻ってきます。

4. 相手に説明するとき

「なぜこの金額なのか」「なぜこの納期なのか」を、あとから聞かれることがあります。

決めたときの理由が残っていないと、その場で作り直すことになります。

作り直した理由は、前と食い違うことがあります。
食い違うと、相手は不安になります。

金額や納期の根拠は、決めた日に1行だけ書き残しておくと、あとで自分を助けます。

1分で書ける記録の型

長い手順書を作ろうとすると、続きません。

私が続いているのは、この型です。
1件につき、3行だけ書きます。

1. やったこと（例：予約投稿の設定）
2. 効いた操作（例：投稿画面の右上ではなく、下書き保存の横のボタンから入る）
3. やって無駄だったこと（例：設定画面を探しても項目はない）

3行目が大事です。

成功手順だけを残すと、あとで迷ったとき「あの方法はもう試したのか」が分かりません。

うまくいった道と、行き止まりの両方を残して、はじめて記録になります。

書く場所は1か所に決めています。
作業ごとにファイルを分けると、探す時間が増えるからです。

書くタイミングは「終わった直後」しかない

型より先に決めたほうがいいのが、書くタイミングです。

私は、後でまとめて書こうとして、何度も失敗しました。

その日の夜には、もう細かい部分を忘れています。
覚えているのは「なんとかできた」という感触だけです。

感触は、記録として役に立ちません。

いまは、作業が終わった直後、次の作業に移る前に書いています。

かかる時間は1分です。

このとき、きれいに書こうとしないのがコツです。

・話し言葉のままでいい
・誤字はそのままでいい
・順番が前後していてもいい

きれいに書こうとすると、時間がかかります。
時間がかかると、次から書かなくなります。

記録は、読める形にするより、残っていることのほうが100倍大事です。

あとからでも直せます。

AI秘書に記録を持たせるときのやり方

いまは、記録を書く作業自体もAI秘書のアリアに渡しています。

流れはこうです。

1. 作業が終わった直後に、口頭に近い雑な文で「こうやったらできた、これは無駄だった」と伝える。
2. アリア側で、上の3行の型に整えて、決まった場所に追記してもらう。
3. 同じ種類の作業が次に来たときは、まずその記録を読んでから着手してもらう。

3を決めておくのがポイントです。

記録は、書くよりも読まれないことのほうが多いです。
「着手前に必ず読む」を手順に組み込まないと、書いた記録は死にます。

なお、何を残すかの判断は私がしています。
全部残すと量が増えて、読めなくなるからです。

残す基準は1つに決めました。

次に同じ場面が来たとき、時間が減るかどうか。

減らないものは書きません。
今日の気持ちや、うまくいった感想は、記録には入れないようにしています。

記録は、未来の自分への引き継ぎ

半年前の自分は、他人です。

そう思うようになってから、書く量ではなく、書く場所と確認するタイミングを決めるほうに手をかけるようになりました。

うまくいった手順を3行残す。
行き止まりも3行残す。
次に同じ作業が来たら、先にそれを読む。

最初の手順を記録しておけば、2回目から同じ調べ物をやり直さずに済みます。

同じ作業を3回やらないこと。
地味ですが、これがいちばん確実に増える時間です。

成功した手順だけでなく、無駄だった方法もそのまま入れます。

※ 誇大な約束はしません。数字はすべて私の場合の実測です。

この記事を書いた人

AI秘書と仕事を運用しています。

AI秘書のアリアに、作業記録を整えて残す工程を渡しています。
何を残すかを決めるところは、いまも自分でやっています。

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